การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชั่น

การคำนวณโดยใช้ฟังก์ชั่น

          การใช้ฟังก์ชันในการคำนวณคือการคำนวณในรูปแบบที่เป็นตัวช่วยในการคำนวณของโปรแกรม Microsoft office Excel ของทุกเวอร์ชัน โดยทุกเวอร์ชั่นของ Microsoft office Excel จะมีฟังก์ชันเสริมเพื่อช่วยในความสะดวกต่อการคำนวณและใช้งานมากยิ่งขึ้น ซึ่งฟังก์ชั่นที่จะใช้เรียนในบทเรียนนี้ ได้แก่

1. SUM  หมายถึง  การหาผลรวม

2. MAX   หมายถึง การหาค่าสูงสุด

3. MIN   หมายถึง  การหาค่าต่ำสุด

4. AVERAGE  หมายถึง การหาค่าเฉลี่ย

5. IF  หมายถึง  การหาข้อมูลในรูปแบบที่เป็นเงื่อนไข

1. SUM (ซัม)

          sum หมายถึง การหาผลรวมในรูปแบบหลายจำนวนและแต่ละจำนวนจะมีค่ามากหรือน้อยก็ขึ้นอยู่กับข้อมูลเหล่านั้น โดยการคำนวนหาผลรวมในรูปแบบฟังก์ชันนี้ จะเขียนสูตรได้ดังนี้ =sum จากนั้นตามด้วยวงเล็บเปิดและจากนั้นเลือกข้อมูลที่จะคำนวณแล้ววงเล็บปิดแล้วกด Enter ดังตัวอย่าง

ตัวอย่างที่ 1 

          =sum(a1:e1) หมายถึง ต้องการหาผลรวมจาก a1 ถึง e1  ซึ่งหมายความว่า ข้อมูลที่อยู่ในช่วง a1,b1,c1,d1 และ e1 จะต้องนำมาหาผลรวมทั้งหมด แต่ในรูปแบบการคำนวณแบบฟังก์ชั่น จะเขียนอย่างนี้แทน ซึ่งจะแตกต่างจากการใช้สูตรทั่วไป และเขียนได้สั้นกว่า อย่างเช่น

ความแตกต่างระหว่างการคำนวณแบบใช้สูตรและการคำนวณแบบฟังก์ชั่น
1. a1+b1+c1+d1+e1   (แบบใช้สูตร)
2. =sum(a1:e1)           (แบบใช้ฟังก์ชั่น)

ตัวอย่างภาพ การคำนวณด้วยฟังก์ชั่น sum

          จากภาพตัวอย่างการคำนวณด้วยฟังก์ชั่น sum จะเห็นได้ว่า หากต้องการคำนวณหาผลรวมโดยใช้ฟังก์ชั่น sum ให้นำเมาส์ไปคลิกที่ช่องที่ต้องการจะหาผลลัพธ์นั้น จากนั้นก็เริ่มต้นด้วยการพิมพ์สูตรฟังก์ชั่นของผลรวมคือ =sun ตามด้วยวงเล็บเปิด แล้วเลือกข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการจะหาผลรวมจากนั้นก็ใส่วงเล็บปิดและ Enter ก็จะได้ผลรวมดังภาพถัดมา

2. MAX (แม็ซ)

          max คือการหาผลลัพธ์ที่มีค่าสูงสุดของข้อมูลเหล่านั้น เมื่อข้อมูลมีจำนวนหลายชุด และแต่ละชุดจะมีค่าที่ต่างกันออกไป  และหากต้องการทราบค่าที่มากหรือสูงที่สุดนั้น จึงจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชั่น max เข้ามาช่วยในการหาผลลัพธ์ เช่น หากข้อมูลมีจำนวน 5 ชุด ปรากฏดังนี้ 12  14  11  15 และ 9  ค่าที่มีค่ามากหรือสูงที่สุดก็คือ 15 แน่นอนว่ามองด้วยตาเปล่าก็สามารถตอบได้ แต่ถ้าหากข้อมูลมีมากหลายชุดล่ะ ก็จะทำให้การมองด้วยตามีการผิดพลาดได้  ฉะนั้น ฟังก์ชั่น max สามารถแก้ปัญหาได้ และมีความแม่นยำและถูกต้องด้วย  ดังภาพตัวอย่าง

ตัวอย่างภาพการหาค่าสูงสุดด้วยฟังก์ชั่น max 

          จากภาพตัวอย่างการหาค่า max ด้วยการใช้ฟังก์ชั่น  จะเห็นได้ว่า หากต้องการทราบข้อมูลตัวเลขทั้งหมดว่าค่าใดคือค่าที่สูงที่สุด ให้นำเมาส์มาคลิกที่ช่องที่ต้องการจะหาผลลัพธ์ แล้วพิมพ์สูตรฟังก์ชั่นคือ =max ตามด้วยวงเล็บเปิด แล้วเลือกข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการจะหาผลลัพธ์จากนั้นก็ใส่วงเล็บปิดและ Enter ก็จะได้ผลรวมดังภาพถัดมา

3. MIN (มิน)

          การหาค่า min นั้นจะตรงข้ามกับค่า max กล่าวคือ  min คือการหาผลลัพธ์ที่มีค่าต่ำสุดของข้อมูลเหล่านั้น เมื่อข้อมูลมีจำนวนหลายชุด และแต่ละชุดจะมีค่าที่ต่างกันออกไป  และหากต้องการทราบค่าที่น้อยหรือต่ำที่สุดนั้น จึงจำเป็นต้องใช้ฟังก์ชั่น min เข้ามาช่วยในการหาผลลัพธ์ เช่น หากข้อมูลมีจำนวน 5 ชุด ปรากฏดังนี้ 12  14  11  15 และ 9  ค่าที่มีค่าน้อยหรือต่ำที่สุดก็คือ 9 แน่นอนว่ามองด้วยตาเปล่าก็สามารถตอบได้ แต่ถ้าหากข้อมูลมีมากหลายชุดล่ะ ก็จะทำให้การมองด้วยตามีการผิดพลาดได้  ฉะนั้น ฟังก์ชั่น min สามารถแก้ปัญหาได้ และมีความแม่นยำและถูกต้องด้วย  ดังภาพตัวอย่าง

ตัวอย่างภาพการหาค่าสูงสุดด้วยฟังก์ชั่น min

           จากภาพตัวอย่างการหาค่า min ด้วยการใช้ฟังก์ชั่น  จะเห็นได้ว่า หากต้องการทราบข้อมูลตัวเลขทั้งหมดว่าค่าใดคือค่าที่ต่ำที่สุด ให้นำเมาส์มาคลิกที่ช่องที่ต้องการจะหาผลลัพธ์ แล้วพิมพ์สูตรฟังก์ชั่นคือ =min ตามด้วยวงเล็บเปิด แล้วเลือกข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการจะหาผลลัพธ์จากนั้นก็ใส่วงเล็บปิดและ Enter ก็จะได้ผลรวมดังภาพถัดมา

4. AVERAGE (เอฟเวอเรก)

          average คือการหาผลลัพธ์ในรูปแบบของค่าเฉลี่ย  โดยผลลัพธ์ที่ออกมานั้นจะอยู่ในรูปแบบเลขทศนยิมหรือไม่ใช่เลขทศนิยมก็ได้ ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่จะนำมาคำนวณ โดยวิธีคิดว่าเฉลี่ยก็คือ หากมีข้อมูลมา 5 ชุด ได้แก่ 14  17  11  15 และ 12 ให้นำข้อมูลทั้งหมดนี้มาบวกกัน เมื่อได้ผลลัพธ์จากการที่นำมารวมกันแล้วจากนั้นจึงหารด้วย 5 นั้นคือจำนวนชุดของข้อมูล ซึ่งในรูปแบบค่าเฉลี่ยของฟังก์ชั่นจะเขียนได้ดังนี้ =average ตามด้วยวงเล็บเปิด แล้วเลือกข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการจะหาผลลัพธ์จากนั้นก็ใส่วงเล็บปิดและ Enter ก็จะได้ผลลัพธ์ดังภาพตัวอย่าง

ตัวอย่างภาพการหาค่าเฉลี่ยด้วยฟังก์ชั่น average

          จากภาพตัวอย่างการหาค่าเฉลี่ยโดยใช้ฟังก์ชั่น average จะเห็นได้ว่าเป็นการหาค่าเฉลี่ยของช่องรวมคะแนน โดยวิธีการหาค่าเฉลี่ยคือ นำเมาส์ไปคลิกที่ช่องต่องการจะหาผลลัพธ์จะจึพิมพ์สูตรฟังก์ชั่น =average ตามด้วยวงเล็บเปิด แล้วเลือกข้อมูลทั้งหมดที่ช่องรวมคะแนนจากนั้นก็ใส่วงเล็บปิดและ Enter ก็จะได้ผลลัพธ์ดังภาพถัดมา

5. IF (อีฟ)

          if คือการหาผลลัพธ์ในรูปแบบของการตั้งเงื่อนไข  เป็นการตั้งเงื่อนไขในรูปแบบเกณฑ์ตามที่เราได้กำหนดไว้ หรือตามที่โจทย์กำหนดไว้  โดยเงื่อนไขนั้นจะมีอยู่หลายอย่าง ขึ้นอยู่กับโจทย์ที่จะได้มา ซึ่งในที่นี้ เราจะเรียนรู้เกียวเรื่อง IF และ IF ซ้อน IF แต่ก่อนที่เราจะเรียนเกี่ยวกับเรื่อง IF เรามาทำความรู้จักกับเครื่องหมายที่ใช่ร่วมกับ IF กันก่อน

1. >  หมายถึง มากกว่า 

2. <  หมายถึง น้อยกว่า

3. >=  หมายถึง มากกว่าหรือเท่ากับ

4. <=  หมายถึง น้อยกว่าหรือเท่ากับ

5. =  หมายถึง เท่ากับ

6. < > หมายถึง ไม่เท่ากับ

7.   " หมายถึง quotation marks หรือ ฟันหนู

8. ,  หมายถึง comma หรือ จุลภาค หรือ จุดลูกน้ำ

          

          5.1 IF 

                   if คือการหาผลลัพธ์แบบเงื่อนไข โดยลักษณะการเขียนสูตรของฟังก์ชั่น if ในที่นี้ จะเขียนได้ว่า =if ตามด้วยวงเล็บเปิด จากนั้นก็ทำการใส่ข้อมูลและเงื่อนไขที่ต้องการจะใช้แล้วจึงใส่วงเล็บปิดและกด Enter  ตัวอย่างเช่น หากมีการสอบเก็บคะแนนโดยมีคะแนนเต็มคือ 20 และเกณฑ์การสอบผ่านคือ 10 หากไม่ถึง 10 คือไม่ผ่าน จะเขียนสูตรฟังก์ชั่นได้ดังนี้ =if(ช่องคะแนนที่ได้>=10,"ผ่าน","ไม่ผ่าน")

ดังภาพตัวอย่าง

          จากภาพการคำนวณด้วยฟังก์ชันเงื่อนไข if  สูตรฟังก์ชั่นที่เขียนมา ให้ความหมายภายในวงเล็บได้ว่า c3 คือช่องคะแนนที่นักเรียนสอบได้ ต้องมากกว่าหรือเท่ากับ >=10 จึงจะให้แสดงผลว่าผ่าน "ผ่าน" ส่วนหากได้คะแนนต่ำกว่า 10 ให้แสดงผลว่าไม่ผ่าน  ซึ่งในการที่จะป้อนคำสั่งแต่ละคำสั่งจะต้องมีเครื่องหมาย , (comma) เพื่อเป็นการบอกให้รู้ว่า เป็นคำสั่งคนละส่วนกัน  โดยตารางคะแนนนี้คนที่ 1 ได้คะแนน  คือ 11 นั่นหมายความว่า ผ่าน ทำให้ผลการคำนวณจึงรันไปหาเงื่อนไขให้ตรงกับข้อมูล จึงทำให้ผลลัพธ์ออกมาคือผ่าน

          ส่วนภาพด้านล่างนี้คือ การคำนวณโดยใช้สูตรฟังก์ชั่นเดียวกัน แต่คะแนนที่ได้นั้น ต่ำกว่า 10 ผลการคำนวณจึงรันไปหาเงื่อนไขที่ตรงกับข้อมูลจึงทำให้ไม่ผ่าน

          

     

          5.2 IF ซ้อน IF 

                     if คือการหาผลลัพธ์แบบเงื่อนไขที่มีมากกว่า 1 เงื่อนไข หรือเรียกว่า if ซ้อน if โดยลักษณะการเขียนสูตรของฟังก์ชั่น if ในที่นี้ จะเขียนได้ว่า =if ตามด้วยวงเล็บเปิด จากนั้นก็ทำการใส่ข้อมูลเพื่อวางเงื่อนไขและหากเงื่อนไขมีการซ้อนกันมากกว่า 1 เงื่อนไข จึงจำเป็นต้องมี , (comma) เพื่อขั้นระว่างแต่ละเงื่อนไขและเพิ่มวงเล็บตามเงื่อนไขที่เพิ่มมา และวงเล็บปิดก็จะต้องมีเท่ากับวงเล็บเปิด ดังตัวอย่างเช่น ตารางการตัดเกรด ซึ่งการให้เกรดแต่ละตัวจะมีเกณฑ์กำหนดไว้ คือ

          - ถ้าได้คะแนน 80 ขึ้นไป ได้เกรด 4

          - ถ้าได้คะแนน 70 ขึ้นไป ได้เกรด 3

          - ถ้าได้คะแนน 60 ขึ้นไป ได้เกรด 2

          - ถ้าได้คะแนน 50 ขึ้นไป ได้เกรด 1

          - ถ้าได้คะแนนน้อยกว่า 49 ได้เกรด 0

เมื่อมีเกณฑ์กำหนดหรือมีเงื่อนไขมาให้ เราก็สามารถใช้สูตรฟังก์ชั่น if ซ้อน if ได้ เพราะมีเงื่อนไขมากกว่า1เงื่อนไข ดังภาพตัวอย่าง 

          จากภาพตารางการตัดเกรดโดยใช้ฟังก์ชั่น if ซ้อน if จะเห็นได้ว่ามีวงเล็บทั้งหมด 4 วงเล็บเข้าด้วยกัน ซึ่งวงเล็บที่ 1 เขียนได้ว่า h3>=80,"4"  หมายถึง ถ้าข้อมูลของ  h3 มีค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 80 ได้เกรด 4

วงเล็บที่ 2 เขียนได้ว่า  h3>=70,"3" หมายถึง ถ้าข้อมูลของ  h3 มีค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 70 ได้เกรด 3

วงเล็บที่ 3 เขียนได้ว่า  h3>=60,"2" หมายถึง ถ้าข้อมูลของ  h3 มีค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 60 ได้เกรด 2

วงเล็บที่ 4 เขียนได้ว่า  h3>=50,"3" หมายถึง ถ้าข้อมูลของ  h3 มีค่ามากกว่าหรือเท่ากับ 50 ได้เกรด 1

และข้อมูลสุดท้าย คือ หากน้อยว่า 49 ได้เกรด 0 จะอยู่รวมกับวงเล็บสุดท้าย โดยไม่มีคำสั่งใดๆกำกับไว้ แต่จะมีเครื่องหมาย , (comma) ขั้นไว้เพื่อบอกให้รู้ว่า หากมีคำสั่งที่นอกเหนือจากข้อมูลที่กล่าวมาก่อนหน้านี้ ให้แสดงผลเป็น 0 ดังภาพตัวอย่างต่อมา 

ตัวอย่างคลิปการคำนวณโดยใช้ฟังก์ชั่น